《留白工作法》:奔忙時代,你需要來點「白色空間」!

by MaxJames
留白工作法

你會覺得每天都被忙碌生活壓得喘不過氣來嗎?現代人每天都像陀螺般打轉,不但要工作、顧家,有空餘還得自我精進,深怕被時代甩在後頭。其實在這個奔忙時代,你真正需要的是「留白」。

此書的作者茱麗葉.方特就曾是個不放過一絲機會奮鬥的工作狂。然而最終她發現她需要空檔停下來,不然可能會在這沒終點的跑道上倒下。她將這樣的空檔取名為「白色空間」,並由此發展出本書的主題:留白工作法。

這篇文會先探討當前的忙碌文化會產生什麼問題;接著會介紹留白工作法並分享 4 種留白類型;最後會揪出害你無法留白的 4 個時間小偷,幫你找回人生的餘裕。

【崇尚忙碌的文化】

我們現正處於一個最喘不過氣的時代。每天都被大量郵件、會議轟炸,連下了班都還要被訊息追殺。工作與生活的界線越發模糊。

整個社會崇尚忙碌,書店排行榜上總不乏要你增加生產力、不要安逸的勵志書,提醒你要過得「滿」一點。弄得人們常陷入永不滿足追逐中,不斷問自己「做得夠多嗎」。好像只有不斷瘋狂運轉才沒有對不起自己的人生。

作者形容地很貼切:

我們劃了一根又一根火柴,急切地想要點燃自己,盡情燃燒。

書中提到,現代人常陷入所謂的「表演式忙碌」。換言之,這些忙碌常常只是假象,這樣的東衝西闖並沒有真正幫助我們提升生產力。

如果你真的想提升自己,最重要的其實是要「停下來」。這就帶到我們接下來要談的主題:留白。

現在的我們前所未有的忙碌
現在的我們前所未有的忙碌(Anna Dziubinska on Unsplash

【給自己一點留白】

書中強調,並不是有在動才是在工作,適度的停頓反而能帶來更好的生產力。因此,作者認為我們必須安排一些沒有「指派任務的時間」,在工作與生活中刻意留白,她將這樣的留白稱之為「白色空間」。這樣的刻意停頓,可以讓我們從燃燒的人生中解放,找到呼吸的氧氣。

白色空間有以下四種形式:

〔一、恢復〕

大腦不是機器,它需要時間休息、恢復。適時停下來,讓大腦重新啟動,工作會更有幹勁與效率。

〔二、減法〕

減法指的是減少需要處裡的工作。這做法就像推土機清路一樣,一旦你放掉那些沒那麼必要的事,就可以挪出空間處理真正重要的事。

〔三、反思〕

停頓也可以用來反思。給自己時間冷靜,反芻之前的行動與想法。進而更客觀地看待我們的工作,開鑿出新的可能。

〔四、有建設性〕

白色空間也可以拿來做建設性的思考。你可以用這段時間擬定計畫,思考未來的策略方針。

適度暫停好處多多
適度暫停好處多多(Alexas_Fotos null on Unsplash

關於暫停,最經典的大概就是比爾.蓋茲的「思想周」。每年他都會前往森林裡的小木屋,然後待在那邊與世隔絕一周。運用這段時間閱讀、思考,進而發想新點子。

當然我們很難像比爾.蓋茲那樣暫停如此長的時間。因此作者提出一個相對簡單的做法:見縫插針。見縫插針指的是在兩個活動間,插入一點白色空間。可能早上醒來拿手機前,先跟世界說聲早安;走進辦公室打開滿滿未讀郵件前,先把今天想做的事快速在腦中順一遍;每場會議開始前也可以暫停一下,消化之前吸收的資訊。

只要有心,隨時都可以給自己來點白色空間。

給自己點白色空間吧
給自己點白色空間吧(Drew Beamer on Unsplash

【四大時間小偷】

白色空間好處多多,但有四個「時間小偷」常害我們忘記停下來。讓我們把它們揪出來,各個擊破。

〔一、幹勁小偷〕

有幹勁很好。但是如果空有幹勁,沒有取捨,就只會讓自己累垮。可以問自己以下的問題:

  • 是否接太多事?
  • 沒價值的事是否也捨不得放手?
  • 通常會答應,而不是拒絕?

如果以上皆是,那你很有可能已經中了幹勁的毒。幹勁小偷總要求我們「全都做」,搞得我們倦怠又透支。要解決它,你可以試著問自己:

  • 有什麼是可以放掉的嗎?

能者其實不用多勞。慎選要執行的目標,你的工作品質會更好。

〔二、卓越小偷〕

追求卓越可以讓工作更加完美。但過度追尋完美則會害我們搞錯重點,白費力氣。可以問自己以下的問題:

  • 是否太注重細節?
  • 是否花太多力氣做低價值工作?
  • 執行專案的時間是否比別人長?

追求卓越很好,但我們的時間與精力有限,不可能也沒必要事事追求完美。要對抗卓越小偷,你可以試著問自己:

  • 到什麼程度就算「夠好」?

不必事事都最佳化。放掉那些沒那麼重要的小細節,可以節省很多時間與力氣。

〔三、資訊小偷〕

現在每天一睜開眼,就有滿坑的資料、訊息往你眼球衝來。科技的進步也讓我們擺脫時間空間的限制,可以隨時隨地接收資訊。但我們卻也常被這些資訊壓得喘不過氣來。可以問自己以下的幾個問題,看看自己是否被資訊給「網」住了:

  • 是否看到通知都會回應?
  • 不在電腦前的時候是否也很常收信?
  • 是否很難判斷該做多少專案研究才夠?

在這個資訊爆炸的時代,我們不可能接收、理解所有的事情。面對資訊小偷的攻擊,我們可以問自己:

  • 真正有必要知道的事是哪些?

過多的知識只會讓自己超載。揀選資訊,讓大腦處理真正重要的事情就好。

〔四、行動力小偷〕

行動力可以幫我們身體力行。但過度追求行動力,反而會害自己陷入「瞎忙」的陷阱。可以問問自己:

  • 是否急著完成工作?
  • 是否一次做好幾件事?
  • 工作結束時是否常感覺到筋疲力竭

過度追求行動的心態,常常會害自己像無頭蒼蠅一樣盲目亂衝。要擺脫行動力小偷的糾纏,你可以問自己:

  • 哪些事值得花心思?

忙碌並不等於有生產力。停下來給自己餘裕思考,才能帶來真正有意義的創造。

你有受到這些時間小偷的摧殘嗎?(Agê Barros on Unsplash)
你有受到這些時間小偷的摧殘嗎?(Agê Barros on Unsplash

幹勁、卓越、資訊和行動力等四個時間小偷本質都不壞。但如果沒有揪住它們,留白將會變得遙不可及。

要終結這四個小偷,最根本的概念就是要用「價值」取代「量」。不要陷入量的堆積,把焦點放在真正重要的事情上。只要把這四個小偷逮捕歸案,你將會多很多白色空間來反思、沉澱和想像。

【總結】

來總結一下。首先我們談到現代社會崇尚忙碌的文化常害得人們過度燃燒、缺氧窒息;接著我們介紹白色空間的概念,並分享四種留白形式:恢復、減法、反思和建設;最後則帶你認識四個時間小偷:幹勁、卓越、資訊和行動力,只要揪住它們就能找回留白的餘裕。

【後記】

白色空間的概念讓我想到台大前校長傅斯年說的:

一天只有 21 小時,其餘 3 小時是用來沉思的。

的確很多時候我們衝得太急太快,忘記了停下得的重要。

傅鐘
傅鐘

對書中談時間小偷的段落很有感。幾乎每個小偷我都遇過。

像以前常覺得要盡可能了解各種議題,才不會辜負公民的責任。對的,這就是該死的資訊小偷。好在現在我已經懂得放過自己,只挑在意的議題鑽研。

另外,過去有段時間很在意所謂的「零碎時間」。記得那時上過一堂時間管理線上課,裡面教說排隊時可以趁機看個 TED 演講、等車空檔背個單字等方法。聳動地說這樣每天就可以多出X小時云云。

但是後來我發現這些做法把自己搞得壓力很大,彷彿一刻都不能閒。後來我決定用零碎時間來發呆亂想,心情果然輕鬆許多。現在回頭看可說是意外解決了幹勁和行動力小偷。

想來現在自己經營自媒也有缺乏留白的狀況。在《只工作,不上班的自主人生》中曾提過自己太專注行動,缺少反思的問題。每周都要趕稿、錄音,少有時間停下來沉澱。有些時候難得進度提前,想的就會是超前部屬弄下周進度,而不是給自己點歇息時間。只能說幹勁跟行動力小偷真的很可怕……很喜歡書中的這段話:

在你心中的任何角落挪出空間,創意就會立刻湧入。

期許自己之後能時刻把白色空間的概念放在心上。給人生畫布更多的留白,才能創造更多的精彩!


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